Procurement, yaitu proses pengadaan barang dan jasa bagi perusahaan adalah proses penting yang harus dilakukan agar kegiatan operasional dan bisnis perusahaan tetap lancar. Oleh karena itulah dibutuhkan suatu metode pengadaan yang tepat. Metode pengadaan barang dan jasa dengan e procurement management system dianggap lebih tepat dibanding metode manual atau konvensional. Pasalnya, pengadaan secara manual terlalu bergantung pada manusia sehingga dapat meningkatkan risiko terjadinya human error atau kesalahan yang disebabkan oleh manusia. 

Baca juga : Elemen Pokok E Procurement Management System

Minimalisasi Human Error

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, metode pengadaan barang dan jasa konvensional terlalu mengandalkan manusia untuk melakukan berbagai hal dalam proses pengadaan atau procurement, mulai dari pekerjaan yang sederhana sampai pekerjaan yang rumit. Dengan banyaknya tugas yang harus ditangani ditambah dengan proses pengadaan yang rumit dan panjang, tidak aneh jika terjadi human error. Oleh karena itulah dibutuhkan suatu metode yang dapat mengurangi atau meminimalisir terjadinya hal tersebut. Metode yang dimaksud adalah e-procurement, yaitu proses pengadaan secara elektronik. Pada pengadaan menggunakan e procurement management system, human error dapat dikurangi karena beban pekerjaan yang diberikan kepada karyawan atau SDM yang bertugas dalam pengadaan lebih ringan. Ini karena sebagian tugas dalam proses pengadaan dilakukan oleh software atau perangkat lunak. Dengan kata lain, metode e-procurement ini menerapkan otomatisasi dalam beberapa tahapan pengadaan barang atau jasa. Salah satu contohnya adalah penghitungan atau kalkulasi biaya yang harus dibayarkan. Pada procurement atau pengadaan konvensional, perhitungan ini dilakukan secara manual sehingga menghabiskan lebih banyak waktu. Sebaliknya, sistem e-procurement menyerahkan tugas ini pada perangkat lunak sehingga waktu penghitungan dapat dipangkas dan menjadi lebih cepat. 

E procurement management system tak hanya membantu dalam tahap kalkulasi, tetapi juga berperan penting dalam pemilihan mitra (vendor atau supplier). Pasalnya, sistem e-procurement dengan software khususnya memiliki fitur rating terhadap vendor maupun supplier. Dengan rating inilah perusahaan dapat melihat dan mempertimbangkan suatu vendor atau supplier sebelum memutuskan untuk bekerja sama dengan mereka.